Uso de auditorías de gráficos para reducir errores de facturación

Uso de auditorías de gráficos para reducir errores de facturación

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  • Incluso el personal médico más diligente considera que es difícil garantizar que eviten los errores de facturación. La incorporación de un proceso de auditoría de gráficos en sus operaciones diarias le permite detectar y corregir estas ocurrencias inevitables antes de que afecten su resultado final y retrasen el reembolso de su reclamo.

    El ritmo acelerado de la oficina médica es el entorno ideal para estos errores.

    El personal de su oficina está haciendo lo mejor que pueden para ofrecer un excelente servicio al cliente. Como con cualquier otra cosa, cuando los tiempos son caóticos, algo se deslizará por las grietas o se producirá un error. No importa cuánto exprese la importancia de la precisión al personal de su consultorio médico, no puede simplemente detenerse allí. El proceso de auditoría de gráficos podría ser la diferencia entre recibir pagos desde 10 a 14 días en lugar de 45 días.

    Cómo hacer una auditoría de la tabla de facturación médica

    La forma más sencilla de auditar gráficos es creando una lista de verificación. Asegúrese de incluir información que pueda causar denegaciones o retrasos en los pagos. Las inexactitudes simples pueden marcar una gran diferencia.

    1. ¿El nombre del paciente está escrito correctamente? Correct ¿La fecha de nacimiento y el sexo del paciente son correctos?
    2. ¿Se ingresó el pagador de seguro correcto?
    3. ¿Es válido el número de póliza?
    4. ¿El reclamo requiere que se ingrese un número de grupo?
    5. ¿El estado de la relación del paciente con el asegurado es exacto?
    6. ¿El código de diagnóstico se corresponde con el procedimiento realizado?
    1. ¿El código de procedimiento coincide con la autorización obtenida?
    2. Para seguros múltiples, ¿es el seguro primario exacto para la coordinación de beneficios?
    3. ¿Está el número de NPI del médico en el reclamo?
    4. Esta es solo una breve lista de ejemplos. Hay muchas cosas que podrían incluirse en su lista de verificación.

    También puede ser más específico para la especialidad de la práctica, el tipo de instalación o el tipo de formulario de reclamo utilizado.

    Frecuencia de las auditorías de la tabla de facturación médica

    La frecuencia mínima debe ser anual, de acuerdo con la Asociación Médica Americana. Seleccione un solo día desde hace al menos tres meses para auditar. Extraiga los detalles de la cuenta del paciente para ese día.

    Si es posible, revise de cinco a 10 registros médicos al azar por médico o cinco o más registros por pagador (Medicare, Medicaid, asegurador). Es posible que deba revisar más de un día, según el tamaño de la práctica.

    La auditoría de facturación médica debe ser realizada tanto por el médico como por el personal para obtener los mejores resultados, de acuerdo con la Asociación Médica Estadounidense.

    Revise sus denegaciones de reclamo

    También asegúrese de revisar sus denegaciones. Úselo como una herramienta para educar a los empleados. Lo más probable es que no sepan que están haciendo algo malo si continúan viendo las mismas tendencias. Haga una hoja de cálculo con los motivos de denegación más comunes y utilícela como guía para crear una lista de verificación.

    Comparta los hallazgos de su auditoría de gráficos

    Una vez que se complete la auditoría de gráficos, comparta los hallazgos con todos los empleados. Todos los empleados pueden beneficiarse el uno del otro. De esta forma, todos los empleados pueden evitar cometer los mismos errores en el futuro.

    Asegure a su personal que el objetivo no es señalar con el dedo y asignar la culpa, sino reconocer que se producen errores. Tenga en cuenta que pueden ocurrir errores debido a la información de los proveedores y del personal de primera línea.

    Solicite sugerencias para mejorar

    Solicite sugerencias de su personal sobre cómo evitar cometer errores. Su personal de primera línea puede tener sugerencias sobre cómo cambiar los formularios de registro, capturar los cambios en la información del paciente y asegurarse de que los proveedores brinden información precisa para usar en la codificación del procedimiento.

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