Todos estarían de acuerdo en que la función principal de un consultorio médico es la atención de sus pacientes, sin embargo, en orden Para mantenerse en práctica y prosperar, la oficina debe cobrar el pago por los servicios prestados. La codificación, facturación y cobranza son una parte vital de los deberes del personal de la oficina médica y la capacitación adecuada y las pautas son vitales para completar estos deberes con éxito.
El departamento de facturación trabaja muy de cerca con el personal de codificación en la oficina de un médico. En algunos casos, la misma persona lleva a cabo las tareas de codificación, facturación y cobro, pero estas son tres posiciones distintas. Si bien algunos de los aspectos de cada trabajo se cruzan con los demás, también tienen responsabilidades muy específicas.
La codificación realmente facilita el proceso de facturación al traer uniformidad a los procedimientos a través de códigos reconocibles. Utilizando códigos de diagnóstico estándar y códigos de procedimiento que son reconocidos por las compañías de seguros, todas las prácticas médicas y agencias relacionadas relacionadas con el cuidado, el codificador médico se asegurará de que las compañías de seguro o pagador comercial o los Centros de Medicare y Medicaid reconozcan el artículo facturado y cómo el diagnóstico justifica ese procedimiento, prueba o tratamiento.
El proceso de facturación comienza con la admisión del paciente. Es importante obtener toda la información del seguro antes de que se vea al paciente, de ser posible, para que todas las partes entiendan lo que cada visita y procedimiento le costará al paciente de su bolsillo.
Cuantas menos sorpresas tengan sus pacientes con respecto al pago por los servicios prestados, más felices estarán todos. Cuando el paciente llega y presenta la información del seguro, es vital que la información proporcionada se verifique con la compañía de seguros como activa, los beneficios permitidos y que el proveedor esté actualmente contratado con ese pagador específico.
Los sitios web tienen información errónea, los contratos caducan y los beneficios cambian, por lo que verificar los datos es muy importante.
Para ahorrar tiempo, ingresos y agravantes, cada procedimiento que esté fuera del alcance normal de una visita al consultorio debe preautorizarse con mucha anticipación o dentro de los límites de tiempo del plan de seguro específico. Todos los pagos adeudados por el paciente deben discutirse y recopilarse antes del procedimiento, prueba, terapia o tratamiento. Los copagos siempre deben pagarse antes de que el médico vea al paciente, para evitar problemas más adelante.
Las recaudaciones de montos vencidos son la forma menos efectiva de reembolso. Mientras más tarde se venza una factura, es menos probable que se cobre y más dinero le cuesta a la oficina a tiempo y horas de nómina. Esta es la mejor razón de todas para tener personal efectivo de codificación y facturación en su consultorio médico.
Un reclamo rechazado por un pagador comercial es una razón probable para que una factura no se pague a tiempo. Cuando tanto el paciente como el personal han realizado su debida diligencia de antemano, es menos probable, pero sucede. Una apelación del personal con cualquier aclaración o explicación puede ser necesaria. Una apelación del paciente es otra solución posible, pero el paciente debe estar al tanto de la posibilidad de que sea responsable de cualquier saldo pendiente.
Si bien un acuerdo de pagador es a menudo uno de los primeros pedidos de negocios al completar el papeleo de admisión de pacientes, la probabilidad es que el paciente no leyó el documento cuidadosamente. En ocasiones, el paciente no se sentía bien en ese momento y no prestaba atención al documento, o simplemente esperaban que la mayoría o la totalidad de sus facturas fueran pagadas por las compañías de seguros. Discutir la responsabilidad financiera antes de que haya un problema es el curso de acción más efectivo para evitar cualquier encuentro incómodo y posiblemente emocional.
La codificación, facturación y cobranza son importantes para una instalación médica próspera sin importar el tamaño o la especialidad.
La capacitación adecuada, la educación continua y la instrucción de los cambios actuales en las leyes, códigos o prácticas de seguros son imperativos. Los materiales y equipos de referencia actualizados permiten que estos miembros del personal tengan un impacto positivo tanto en los pacientes como en la oficina médica.
