Para una oficina médica, los cobros iniciales de los copagos son una parte importante del ciclo de ingresos. Las colecciones iniciales reducen la cantidad de cuentas de pacientes que terminan en estado de deuda incobrable o cobros. Es más fácil de cobrar a los pacientes antes de que se presten los servicios que 60 días después de que el seguro finalmente haya pagado.
Desarrolle un sistema
Su consultorio o consultorio médico necesita un sistema para colecciones iniciales que sea preciso y consistente. Su política debe ir más allá de simplemente asegurar que a los pacientes se les solicite su copago o tarifa cuando lleguen para su cita o procedimiento.
Su sistema comenzará tan pronto como se programe la cita para que sepa cuál será la responsabilidad del paciente. Después de determinar esto, debe asegurarse de que el paciente sepa qué esperar de su responsabilidad financiera antes de la cita. Cuando lleguen al servicio, nuevamente tendrán procedimientos establecidos para solicitar el pago de manera constante y brindar opciones.
La precisión y consistencia, junto con un sistema para determinar y recopilar la responsabilidad del paciente, son las claves para su política de cobros iniciales. Al desarrollar una política para colecciones iniciales para su oficina, asegúrese de incluir los siguientes pasos.
Paso 1: Comuníquese con la compañía de seguros del paciente antes de la visita
Tan pronto como sea posible después de programar la cita, comuníquese con la compañía de seguros del paciente para verificar que el paciente aún esté cubierto y para verificar las pautas de precertificación. Averigüe la información del copago, deducible y coseguro del paciente.
Paso 2: Verifique su contrato de cuidado administrado
Verifique su contrato de cuidado administrado para determinar cuál es su reembolso para la visita, prueba o procedimiento del paciente. Necesitará esta cifra para calcular el copago.
Paso 3: Calcule el copago
Calcule la responsabilidad estimada del paciente. Vea el ejemplo a continuación.
$ 100.00 Costo del procedimiento
x 80% Tasa de contrato
= 80.00 Monto permitido
— 50.00 Deducible del paciente
— 10.00 Copago del paciente
= 20.00
x 20% Porcentaje de coseguro del paciente
= 4.00 Monto del paciente Coseguro
+ 50.00 Deducible del paciente
+ 10.00 Copago del paciente
= 64.00 Responsabilidad estimada del paciente (Copago)
Paso 4: Recordatorio Llamar al paciente que incluye el copago previsto
Incluir la responsabilidad estimada del paciente en la llamada, el correo electrónico y la carta del recordatorio de cita. Al comunicarse con un paciente para confirmar su próxima cita, asegúrese de recordarle que traiga su licencia de conducir u otra forma de identificación y su tarjeta de seguro actualizada. Infórmeles que se espera que paguen su responsabilidad estimada antes de tener su procedimiento y enumeren los métodos de pago aceptados.
Paso 5: solicite el pago al llegar para la recepción
El personal de la recepción debe solicitar el pago cuando el paciente llegue al servicio antes de que el proveedor lo vea. Recuérdele al paciente que el monto que está pagando se basa solo en una estimación. Nunca escriba pagado en su totalidad en los recibos hasta después de haber recibido el pago de la compañía de seguros y la responsabilidad del paciente se indica en la explicación de los beneficios (EOB).
Paso 6: Ofrezca opciones de pago
Ofrezca opciones de planes de pago para pruebas costosas y procedimientos quirúrgicos.
Paso 8: Coloque un letrero
Asegúrese de que los letreros se publiquen en las áreas de espera del paciente que indiquen claramente:
El pago se debe antes de los servicios prestados
Nota: No solicite el pago de los pacientes de la sala de emergencias
Nunca intente cobrar el pago de la sala de emergencias pacientes hasta después de haber sido atendidos por un médico debido a las regulaciones de EMTALA.
