4 Pasos para la etiqueta del teléfono

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  • ¿Su recepcionista tiene una excelente etiqueta telefónica? Es importante que el personal de su consultorio médico ofrezca consistentemente una manera cortés y consistente de teléfono. Cuando un paciente llama, la forma en que el personal de recepción maneja la llamada telefónica determina cómo se percibe su instalación.
  • Como uno de los medios de comunicación más utilizados, la comunicación telefónica no debe tomarse a la ligera. A menudo es la primera interacción que un consultorio médico tiene con un paciente. Aquí hay algunos consejos básicos que puede ofrecer a su personal de la oficina médica para mejorar la etiqueta telefónica.

    1Ser un oyente activo

    Una técnica llamada escucha activa es una herramienta útil para garantizar que la comprensión sea completa. En esta técnica, el oyente reformulará la información que escucharon en sus propias palabras. Si esta información es correcta, el intercambio está completo, si no es así, el remitente de la información puede corregir cualquier malentendido en este momento. Este intercambio toma solo un poco más de tiempo y es una herramienta eficiente para crear responsabilidad porque todos los involucrados en el intercambio saben que las expectativas fueron claras y entendidas.

    4 Pasos para la etiqueta del teléfono

    Enfóquese en el orador

    • Actúe interesado
    • Trate de no interrumpir
    • Esté atento a su comunicación no verbal
    • Evite hablar con otra persona
    • Mantenga la mente en el tema que se discute
    • 2Tenga buenos modales telefónicos

    Tener buenas maneras telefónicas es una simple tarea. Tener buenos modales telefónicos simplemente significa ser profesional y tratar a los demás de la forma en que desea ser tratado si usted fuera el que llama. Algunos ejemplos incluyen:

    4 Pasos para la etiqueta del teléfono

    Responda rápidamente, al menos por el tercer timbre

    • Responda con su nombre y un saludo amistoso
    • Sonría, la persona que llama puede escuchar su sonrisa a través del teléfono
    • Hable lenta y claramente
    • Nunca coma alimentos, chicle o beba nada mientras en el teléfono
    • Pida permiso antes de poner en espera a una persona que llama
    • 3Mantenga la confidencialidad

    Mantener la confidencialidad del paciente no solo hace que los pacientes se sientan seguros de recibir tratamiento en su centro médico, sino que también es la ley. Cualquier organización que accede a la información de salud del paciente se considera una entidad cubierta y está obligada por ley a cumplir con las disposiciones de HIPAA o enfrentar sanciones civiles y / o penales. Es imperativo que los registros médicos permanezcan confidenciales y no puedan acceder a ellos las personas que no cuenten con la autorización correspondiente. Las divulgaciones hechas con respecto a la información de salud protegida (PHI) de un paciente sin su autorización se consideran una violación de la Regla de Privacidad.

    4 Pasos para la etiqueta del teléfono

    Tenga cuidado con la información que se brinda por teléfono

    • Pídale al paciente que brinde su número de seguro social para que se identifiquen
    • Tenga en cuenta que otros pacientes pueden escuchar su conversación
    • Si la persona que llama no es el paciente, nunca discuta información personal información sin permiso
    • 4 cosas que debe considerar

    La etiqueta del teléfono no es solo lo que dice o hace, sino también cómo lo dice y cómo lo hace. Considere estos la próxima vez que hable por teléfono con un paciente u otro cliente.

    4 Pasos para la etiqueta del teléfono

    Siempre agradézcales por llamar

    • Nunca cuelgue primero
    • Cuando tome mensajes, obtenga tanta información como sea posible
    • Mantenga la calma y la cortesía, incluso cuando un paciente sea grosero con usted

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