Las reuniones del personal de la oficina médica pueden ser bastante eficaces si se utilizan de manera eficiente y productiva. Las reuniones son una gran forma de comunicación para toda la práctica y deben celebrarse regularmente. Cuando las reuniones se programan semanalmente, quincenalmente o incluso mensualmente, los gerentes y el personal pueden abordar los problemas dentro de la oficina de manera oportuna.
Muchas veces las reuniones pueden volverse ineficaces cuando no hay suficiente planificación para acomodar las limitaciones de tiempo o la información presentada no está organizada adecuadamente. Aquí hay varias formas en que puede organizar reuniones de consultorios médicos más efectivas.
1La agenda
Desarrollar una agenda estándar le permite abordar temas clave en cada reunión en el orden de importancia. Esto permite que cada reunión fluya sin problemas y se mantenga en el tema con tiempo suficiente para analizar todos los temas más importantes. Muchas veces las reuniones superan el tiempo programado, pero su reunión puede finalizar a tiempo siempre que se aborden los temas importantes.
Una agenda típica de la reunión incluye:
- Bienvenida e introducción
- Ausencias
- Minutas de la reunión anterior
- Cuestiones surgidas de la reunión anterior
- Lista de temas que se discutirán en orden de importancia
- Cualquier otra actividad que permita a los miembros del personal mencionar otros temas
- Cualquier negocio nuevo para la próxima reunión
- Cierre de la reunión
En la lista de artículos, incluya los artículos estándar que deben abordarse en cada reunión. Estos pueden ser control de infecciones, HIPAA y objetivos financieros.
Busque los elementos recurrentes de las agendas anteriores, tales como denegaciones de reclamos, tiempos de espera prolongados y problemas de satisfacción del paciente.
2Frecuencia y tiempo para acomodar las necesidades de cuidado del paciente
La frecuencia y el tiempo de las reuniones de la oficina dependen de varios factores. Debido a las restricciones de tiempo de la oficina médica, las reuniones no deben interferir con la atención del paciente.
El mejor momento para programar una reunión sería después de las horas o durante un período lento del día. De esta manera, la reunión tendría pocas o ninguna interrupción y puede comenzar y terminar a tiempo. Una reunión quincenal o mensual del personal que no dure más de una hora sería más conveniente.
Algunos gerentes también pueden querer reunirse una vez al mes con grupos más pequeños o con miembros individuales del personal para abordar temas más específicos. Este es un paso importante que a menudo se queda fuera de los planes de reuniones. Los grupos pequeños o las reuniones individuales permiten que las personas mencionen o discutan temas de los que pueden no estar dispuestos a hablar frente a un grupo más grande. Los gerentes también pueden usar esto como una oportunidad para discutir asuntos confidenciales con los miembros del personal sin que nadie se sienta identificado.
3D hace referencia a los elementos de importancia en el entorno médico
Aunque cada oficina es diferente, la dinámica del consultorio médico es muy similar en naturaleza. Ciertos temas deben abordarse en cada reunión para garantizar que su consultorio médico cumpla con las pautas estatales y federales.
- HIPAA: Todos los proveedores de servicios de salud tienen la responsabilidad de mantener a su personal capacitado e informado con respecto al cumplimiento de HIPAA. Ya sea intencional o accidental, la divulgación no autorizada de PHI se considera una violación de HIPAA. Recuerde a su personal en cada reunión acerca de la importancia de evitar la divulgación de información a través de conversaciones de rutina; discutir la información del paciente en áreas de espera, pasillos o elevadores; eliminación adecuada de PHI; y el acceso a la información se limita estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieren esa información.
- Control de infecciones: Prevenir la propagación de enfermedades infecciosas es el objetivo principal del control de infecciones en la oficina médica. Como todos sabemos, el lavado de manos adecuado es la forma más efectiva de prevenir la propagación de infecciones. Sin embargo, el lavado de manos solo no puede hacer el trabajo. Los recordatorios amistosos recorrerán un largo camino para garantizar que el personal y los pacientes estén a salvo.
- Objetivos financieros: El éxito de cualquier instalación de atención médica depende de la fortaleza de la política financiera de la oficina médica y del desempeño de la oficina para alcanzar sus metas financieras. Mantener al personal informado sobre qué tan bien o mal está desempeñando la oficina es una forma de seguir desempeñándose bien o mejorar. El estado financiero de la oficina es igualmente importante para el personal porque saben que mientras la oficina tenga un buen desempeño financiero, se sentirán más seguros en sus trabajos.
