El personal de recepción suele ser el primer contacto que el paciente tiene con su oficina. No solo están respondiendo al teléfono o saludando a los pacientes. También son responsables de programar citas y obtener información demográfica del paciente. Deben poder mantenerse al día con el ritmo acelerado de un consultorio médico y prestar gran atención a los detalles. Aquí hay 8 responsabilidades del personal de recepción.
1Bienvenida y Saludos …
Una persona de la recepción recibe y saluda a todos los pacientes y visitantes, en persona o por teléfono. Como todos saben, las primeras impresiones son duraderas. Las primeras impresiones que reciben sus clientes acerca de su práctica médica a menudo provienen del personal de su oficina, lo que las hace cruciales para el éxito de su organización. Brindar atención de alta calidad y un excelente servicio de atención al cliente evitará la pérdida de ingresos para el consultorio médico debido a un alto nivel de satisfacción del paciente.
2 Responde el teléfono …
Mientras mantiene una forma educada y coherente con la etiqueta telefónica adecuada. Tener buenos modales telefónicos es una tarea simple. Tener buenos modales telefónicos simplemente significa ser profesional y tratar a los demás de la forma en que desea ser tratado si usted fuera el que llama. Es importante que el personal de su consultorio médico ofrezca consistentemente una manera cortés y consistente de teléfono. Cuando un paciente llama, la forma en que el personal de recepción maneja la llamada telefónica determina cómo se percibe su instalación.
3 Mantiene el área de recepción …
Limpio y organizado. Mantener su consultorio médico limpio no se trata solo de la forma en que se ve. Una oficina médica limpia es esencial para mantener a los empleados y pacientes seguros y saludables. Mantener el consultorio médico libre de gérmenes es más que solo lo que está en la superficie; se trata de tener un ambiente saludable y estéril para prevenir enfermedades infecciosas.
4Registra nuevos pacientes …
Y actualiza los datos demográficos existentes del paciente recopilando información detallada del paciente, incluida información personal y financiera. El ciclo de una cuenta de paciente se origina con la entrada inicial de información demográfica del paciente que incluye datos demográficos del paciente e información del seguro. La información no válida puede retrasar el pago.
5 Facilita el flujo del paciente …
Al notificar al proveedor de la llegada de los pacientes, estar al tanto de las demoras y comunicarse con los pacientes y el personal clínico. Si los pacientes de su consultorio médico no están contentos con todo el proceso, es posible que no vuelvan. Brindar atención de alta calidad y un excelente servicio de atención al cliente evitará la pérdida de ingresos para el consultorio médico debido a un alto nivel de satisfacción del paciente. Es muy probable que los pacientes continúen regresando mientras estén satisfechos con todo el proceso.
6 Respuestas a …
Pacientes, posibles pacientes y consultas de visitantes de manera cortés. Una técnica llamada escucha activa es una herramienta útil para garantizar que la comprensión sea completa. En esta técnica, el oyente reformulará la información que escucharon en sus propias palabras. Si esta información es correcta, el intercambio está completo, si no es así, el remitente de la información puede corregir cualquier malentendido en este momento. Este intercambio toma solo un poco más de tiempo y es una herramienta eficiente para crear responsabilidad porque todos los involucrados en el intercambio saben que las expectativas fueron claras y entendidas.
7 Mantiene el material de oficina médica … Stock abastecido adecuadamente al anticipar las necesidades de inventario, realizar pedidos y supervisar el equipo de oficina.
8 Protege la confidencialidad del paciente …
Asegurándose de que la información de salud protegida esté protegida al no dejar la PHI en el sitio y cerrar sesión en la computadora antes de dejarla desatendida. Mantener la confidencialidad del paciente no solo hace que los pacientes se sientan seguros de recibir tratamiento en su centro médico, también es la ley. Cualquier organización que accede a la información de salud del paciente se considera una entidad cubierta y está obligada por ley a cumplir con las disposiciones de HIPAA o enfrentar sanciones civiles y / o penales. Es imperativo que los registros médicos permanezcan confidenciales y no puedan acceder a ellos las personas que no cuenten con la autorización correspondiente. Las divulgaciones hechas con respecto a la información de salud protegida (PHI) de un paciente sin su autorización se consideran una violación de la Regla de Privacidad.
